Chuyển văn phòng là 1 trong những sự kiện không còn quá xa lạ đối với một số văn phòng, Đặc biệt là các công ty doanh nghiệp tư nhân. Vậy khi chuyển dọn văn phòng cần lưu ý những gì khi chuyển văn phòng trọn gói và chi phí dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói là bao nhiêu, nếu đây là vấn đề bạn đang quan tâm hãy tham khảo ở những kinh nghiệm chuyển văn phòng dưới đây nhé.
KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG – TÌM ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG MỚI
- Văn phòng là địa điểm giao dịch quan trọng. Có thể nói đóng một vai trò quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thế kinh nghiệm chuyển văn phòng cần đặc biệt quan tâm trong khâu tìm cơ quan mới. Sau đây là một số tiêu chí để bạn xác định được nhu cầu của mình cũng như chọn được trụ sở văn phòng có đặc điểm phù hợp:
- Lên sơ đồ vị trí cho nhân viên, phòng ban ở tại văn phòng mới
- Việc tìm kiếm văn phòng mới nên được tiến hàng trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu là hai tháng. Và chốt địa điểm cuối cùng trước một tháng. Để có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và những thủ tục liên quan khác.
- Chuyển văn phòng mới cầu chú ý về các yếu tố: Giao thông, chỗ đậu xe, đưa vào sử dụng ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, và thang máy,…để sắp xếp thời gian và lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể.
- Thời gian: Thời gian chấm dứt hợp đồng ở nơi thuê cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng, ngày tốt để chuyển văn phòng làm việc,…
- Mục đích khi thuê văn phòng mới là gì: Để mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? kế hoạch kinh doanh của công ty mình trong hiện tại và tương lai có tác động đến yêu cầu tìm kiếm văn phòng mới hay không?
- Ngân sách: Chi phí để thuê mướn văn phòng mới hàng tháng là bao nhiêu? Chi phí dành để thuê dịch vụ vận chuyển văn phòng là bao nhiêu?
- Những vấn đề khác: Phong thủy, quán xá dịch vụ ở xung quanh,…
- Tìm hiểu kỹ 1 vài địa điểm, so sánh về giá và những vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp nhất.
- Khi đã thuê được nơi ưng ý, cần tiến hành thiết kế hay nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển đến văn phòng tới.
KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG VÀ CÁC BƯỚC CỤ THỂ
- Một tháng trước ngày chuyển văn phòng
- Tiến hành bàn giao, hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi, giao thư, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ…
- Thực hiện những giấy tờ thủ tục chuyển văn phòng công ty như khai báo thuế, nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, đăng ký lại thông tin cùng với cơ quan thuế,…
- Trong quá trình giao dịch cùng với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty để các khách hàng không bị bất ngờ.
- Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng, bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban. Thông thường mỗi phòng nên có 1 người đứng ra chịu trách nhiệm tổng quan để dễ sắp xếp & quản lý hơn.
- Lên danh sách những món đồ đạc cần chuyển dọn, số lượng nhân viên, các line điện thoại hiện có để bố trí lại ở tại văn phòng mới.
- Bạn nên thanh lý các loại đồ đạc, bàn ghế không còn sử dụng nữa để giảm tải công việc chuyển dọn, giúp tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng & tạo nguồn thu cho công ty.
- Chọn ngày tốt chuyển văn phòng là một kinh nghiệm quan trọng. Nhưng nên ưu tiên chọn thời gian nào ít gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp nhất. Vì chắc chắn khi địa điểm làm việc thay đổi, thì những giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng khó có thể tập trung làm việc với khách hàng. Thời điểm lý tưởng nên là vào cuối tuần, hay vào những tháng ít khách giao dịch (trước hay sau Tết nguyên đán, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch,…)
Một – 2 tuần trước ngày chuyển dọn văn phòng
- Yêu cầu nhân viên đóng gói những loại đồ đạc cá nhân. Đóng gói các loại hồ sơ giấy tờ quan trọng & các đồ đạc khác gọn gàng. Đồng thời ghi chú cụ thể để không bị nhầm lẫn.
- Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: Thời gian một tuần trước ngày chuyển dọn cần liên hệ xin phép tòa nhà ở cả nơi đi & nơi đến để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm.
- Lần lượt thay đổi địa chỉ trên các loại giấy tờ, công văn, hợp đồng, card visit, trên website & bất kì thông tin nào liên quan đến địa chỉ của công ty
- Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến các khách hàng bằng email, điện thoại, website, những trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,…
Vào ngày chuyển dọn
- Việc chuyển dọn nên được tiến hành tuần tự ở mỗi phòng ban. Hết phòng này sẽ chuyển phòng khác để không bị lẫn lộn đồ đạc.
- Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố gì, cần phải báo ngay cho người quản lý. Nếu như đồ đạc hư hỏng hoặc mất mát, 2 bên phải ký biên bản xác nhận để sau này có căn cứ giải quyết.
- Doanh nghiệp của bạn nên có trách nhiệm vệ sinh lại văn phòng cũ sau đi dọn đi. Trả lại hiện trạng tốt nhất cho chủ quản lý. Đó là việc mà 1 công ty uy tín, chuyên nghiệp nên làm.
- Cần bốn vị trí qua trọng. Một người giám sát tổng thể. Người này sẽ chịu trách nhiệm làm việc cùng với đơn vị chuyển dọn & giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo công ty kịp thời. Bên cạnh đó, cần phân công hai người giám sát ở 2 đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Và cuối cùng, một người áp tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) nhằm bảo đảm không có sự mất mát đồ đạc & mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
>> Xem thêm: Các Bước Lập Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng Đơn Giản, Đầy Đủ Nhất
MỘT VÀI KINH NGHIỆM CHUYỂN VĂN PHÒNG LÀM VIỆC CẦN CHÚ Ý
Ngoài những việc cần làm trên, có 1 vài kinh nghiệm chuyển văn phòng khác bạn nên tham khảo để loại bỏ các rắc rối có thể xảy ra như:
- Tìm kiếm công ty chuyển văn phòng trọn gói uy tín, có kinh nghiệm & giá cả hợp lý
- Cân đối ngân sách cho quá trình chuyển văn phòng công ty, hỏi kỹ về những khoản phí nhằm tránh trường hợp phát sinh
- Nếu bạn tin tưởng vấn đề phong thủy, thì bạn nên làm lễ nhập trạch văn phòng công ty để cầu mong sự thịnh vượng, kinh doanh suôn sẻ, và thuận buồm xuôi gió.
- Để bảo đảm không bỏ sót bất cứ việc gì kho chuyển văn phòng, bạn nên biết cách lập kế hoạch vận chuyển văn phòng chi tiết.
- Chia đều nhiệm vụ cho những bộ phận, hay 1 số người chịu trách nhiệm để giảm tải gánh nặng.
>> Xem thêm: [Tổng Hợp] Mẫu Hợp Đồng Chuyển Văn Phòng Mới Nhất 2021
MỘT SỐ LƯU Ý SAU KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Ở những thông tin chúng tôi đã chia sẻ 1 số điều cần lưu ý khi trước khi chuyển văn phòng. Vậy sau khi chuyển văn phòng bạn cũng cần chú ý vấn đề gì, hãy tham khảo các thông tin dưới đây nhé:
Chuẩn bị mâm cúng trước khi chuyển đến văn phòng mới:
Đây là điều đầu tiên bạn cần phải làm khi vận chuyển văn phòng tới địa điểm mới. Theo tâm linh phong thủy, đây là việc quan trọng trước khi chuyển địa điểm làm việc về văn phòng mới. Chủ văn phòng hay doanh nghiệp nên chuẩn bị chu đáo cho việc này.
Sắp xếp đồ đạc, vật dụng văn phòng theo phong thuỷ
Đây cũng chính là vấn đề bạn nên lưu tâm khi chuyển văn phòng. Theo phong thủy, việc sắp xếp vật dụng, đồ đạc văn phòng hợp với tuổi của người giám đốc hay người quản lý, sẽ giúp doanh nghiệp đó “Ăn nên làm ra”
>> Xem thêm: Những Khó Khăn Khi Chuyển Văn Phòng Và Lưu Ý Cần Biết
Hy vọng rằng với những kinh nghiệm chuyển văn phòng, chuyển cơ quan làm việc bên trên sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho việc chuyển nơi làm việc. Chúc công ty của bạn đại cát đại lợi khi vận chuyển đến văn phòng mới! Nếu bạn vẫn còn băn khoăn hãy liên hệ ngay với dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng để được tư vấn miễn phí nhé!