Một khi bạn đã quyết định chuyển văn phòng thì công việc đầu tiên bạn bạn phải làm là lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học & chi tiết. Việc làm này sẽ giúp việc di chuyển văn phòng của bạn diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, và bảo đảm an toàn cho các trang thiết bị vật tư, giấy tờ. Đồng thời tiết kiệm giúp được chi phí và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng tìm hiểu qua các bước lập kế hoạch di chuyển văn phòng làm việc khoa học và đơn giản sau đây nhé!
Các bước trong việc lập kế hoạch chuyển văn phòng làm việc
Lập kế hoạch di chuyển văn phòng làm việc về dự án
Hầu hết việc di chuyển văn phòng được lập kế hoạch từ khoảng 6 tháng trước khi chuyển, đối với các doanh nghiệp, công ty lớn việc lập kế hoạch này có thể diễn ra trước cả một đến hai năm. Do đó, ngay khi có quyết định di chuyển văn phòng của công ty, bắt đầu lập 1 kế hoạch dự án chi tiết. Kế hoạch này sẽ bao gồm:
- Chỉ định ai sẽ là người chính chịu trách nhiệm chính về việc di chuyển văn phòng làm việc
- Xác định ai chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ nào.
- Đặt thời hạn cuối cho khi công việc cần phải hoàn thành.
- Phác thảo các công việc cần thiết liên quan đến việc vận chuyển.
Quyết định người phụ trách chỉ đạo.
Chỉ định 1 người để làm điều phối viên di chuyển văn phòng.
Người này sẽ chịu trách nhiệm giám sát hoàn toàn mọi khía cạnh của việc vận chuyển, vì vậy nên chọn ai đó có kỹ năng tổ chức sắp xếp tốt, có quyền đại diện cho công ty của bạn & khả năng ra quyết định mạnh mẽ để họ có thể dễ dàng quản lý hầu hết các quyết định vào liên quan đến việc di chuyển văn phòng.
Thành lập 1 nhóm phụ trách
Nhóm phụ trách di chuyển văn phòng sẽ hợp tác chặt chẽ cùng với điều phối viên tại văn phòng để xem toàn bộ văn phòng & bảo đảm rằng không có gì bị bỏ quên. Dưới sự hướng dẫn của điều phối viên ở tại trụ sở, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm:
- Liệt kê những nhiệm vụ di chuyển
- Xác định trình tự thực hiện của chúng
- Phân công trách nhiệm
- Thiết lập thời gian mục tiêu
Nhóm phụ trách vận chuyển nên bao gồm những người có kiến thức về luồng công việc, trách nhiệm của các nhân viên & phòng ban khác nhau, thiết bị chia sẻ, yêu cầu không gian, an ninh và công nghệ. Đối với công nghệ văn phòng, chọn nhân viên có chuyên môn để bảo đảm rằng tất cả máy tính, ổ cứng, điện thoại và công nghệ hàng ngày khác đều được đóng gói hợp lý.
Mẹo: Nhóm phụ trách vận chuyển nên họp thường xuyên để đảm bảo lập kế hoạch di chuyển văn phòng làm việc đúng tiến độ. Các cuộc họp định kỳ theo định kỳ, chẳng hạn như trong cuộc họp hàng tuần, tăng trách nhiệm giải trình & giúp bạn tiếp tục đi đúng hướng.
Thiết lập thời gian biểu (timeline)
Tìm hiểu thời điểm hợp đồng thuê văn phòng hiện tại chấm dứt trước khi bạn bắt đầu tạo 1 thời gian biểu, sau đó chọn ngày di chuyển thích hợp. Sau khi chọn ngày vận chuyển, bạn có thể bắt đầu đi vào các chi tiết. Chẳng hạn như mất bao lâu để thi công xây dựng hay cải tạo văn phòng mới của bạn. Để di chuyển sắp xếp và lắp đặt các thiết bị văn phòng …
Mẹo: Bạn nên thông báo cho nhân viên của mình về việc di chuyển địa điểm càng sớm càng tốt, đặc biệt đối với việc di dời đến nơi cách xa vị trí hiện tại, Sau đó, khuyến khích các nhân viên thường xuyên cập nhật trong quá trình vận chuyển.
Xác định ngân sách cần dùng
Ngân sách tái định cư của bạn sẽ phụ thuộc vào kích thước của văn phòng bạn, những dịch vụ bên ngoài mà bạn chọn để thuê (chẳng hạn như dịch vụ văn phòng trọn gói hay văn phòng nhỏ) & liệu bạn có định nâng cấp thiết bị và đồ dùng văn phòng của bạn.
Bạn cũng cần phải dự kiến thêm một khoản “bảo hiểm” cho khoản di chuyển bởi trong quá trình có thể nhiều vật dụng sẽ bị hư hỏng hay không phù hợp ở văn phòng mới.
Các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, có thể tốn nhiều chi phí hơn, nhưng sẽ hợp lý hóa quá trình vận chuyển bằng cách quản lý tất cả việc đóng gói, chuẩn bị & dỡ hàng cho bạn.
Đối với di chuyển nhỏ hơn hay ngân sách thấp hơn, bạn có thể tiết kiệm tối đa bằng cách hỗ trợ và đóng gói cho quá trình bốc dỡ, vận chuyển.
Tìm thuê văn phòng làm việc mới – lập kế hoạch di chuyển văn phòng
Bạn cũng cần xác lập 1 kế hoạch cho việc thuê văn phòng với các yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, & kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty.
1 yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí sau:
- Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công thi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới;
- Các yêu cầu khác: Phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà v.v.
- Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê và thời gian thuê;
- Đặc điểm bất động sản: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, PCCC, chất lượng dịch vụ;
Việc có 1 bộ tiêu chí lập kế hoạch di chuyển văn phòng làm việc chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, chọn lựa văn phòng được nhanh chóng, và tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.
Để thuê được văn phòng, bạn có thể tự tìm kiếm & làm việc với ban quản lý tòa nhà hoặc đơn giản hơn là hãy liên hệ với 1 đơn vị dịch vụ thuê văn phòng
Lên kế hoạch cho văn phòng làm việc mới
Kế hoạch dự án nên bao gồm kế hoạch di chuyển văn phòng tùy chỉnh, hãy tính đến những thứ như số lượng nhân viên, số lượng trang thiết bị công ty bạn có, di chuyển bằng phương tiện nào.. Kế hoạch di dời tùy chỉnh của nên bao gồm là:
Kế hoạch sắp xếp cho sàn tại văn phòng mới:
Cùng làm việc với công ty thiết kế văn phòng để có sơ đồ vị trí của đồ nội thất, không gian làm việc, không gian chung, trang thiết bị văn phòng, v.v
Đây là 1 cơ hội tuyệt vời để xác định và cải thiện các vấn đề so với không gian làm việc hiện tại của bạn như: bố trí máy photocopy chưa hợp lý, các vị trí đường đi, hay hướng ngồi làm việc chưa hợp lý … Một kế hoạch bố trí sàn văn phòng mới hoàn chỉnh sẽ giải quyết được những vấn đề này.
Tếp theo, hãy cung cấp bản sao kế hoạch bố trí sắp xếp này của bạn cho những bộ phận liên quan: nhóm phụ trách, các nhóm chức năng trong công ty, các đơn vị cung cấp dịch vụ, đơn vị cung cấp & thi công nội thất, điện, ánh sáng vv.vv
Kiểm kê đồ đạc và trang thiết bị hiện có.
Không phải tất cả đồ dùng văn phòng cũ sẽ được “bê” sang văn phòng mới, việc này sẽ giúp xác định di chuyển đến không gian mới & cái gì sẽ được thay thế hay loại bỏ. Bạn có thể bạn nên làm việc cùng đơn vị thiết kế văn phòng để cho công việc được hiệu quả, tiết kiệm hơn.
Trao đổi với mọi người & những đơn vị cung cấp
Tham khảo thông tin từ ít nhất ba đơn vị đối tác và nhà cung cấp để bảo đảm bạn đang nhận được hợp đồng tốt nhất cho văn phòng.
Nếu doanh nghiệp của bạn dựa vào những mặt hàng chuyên dụng như thiết bị y tế, thiết bị có độ chính xác cao, dễ vỡ hỏng hoặc bạn đang vận chuyển hàng hoá có giá trị cao như nghệ thuật. Hãy bảo đảm làm việc cùng một công ty vận chuyển hoặc chuyên chở chuyên cung cấp các dịch vụ này.
Đối với việc di chuyển văn phòng, có thể 1 phần hay toàn bộ nhân viên chuyển đến văn phòng mới, hãy làm việc với 1 đối tác di chuyển có chuyên môn để hỗ trợ vận chuyển nếu khoảng cách là xa. Thêm vào đó, cung cấp cho nhân viên giải pháp có thể làm cho việc chuyển đổi có thể trở nên ít căng thẳng hơn đối với họ.
Thông báo đến những nhà cung cấp hiện tại
Hãy thông báo đến các nhà cung cấp & đối tác hiện tại biết khoảng thời gian công ty bạn sẽ chuyển đến địa chỉ mới. Những đơn vị này có thể bao gồm:
- Bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh, báo & tạp chí.
- Các phòng ban nhà nước liên quan như thuế, hay công an khu vực ..
- Đơn vị cung cấp dịch vụ điện thoại, trung kế & các nhà cung cấp dữ liệu khác. Nếu chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ khác, bảo đảm mọi thứ được thiết lập và thử nghiệm trước & thiết lập hệ thống mạng & máy chủ nội bộ nào.
- Hãy để khách hàng & khách hàng của bạn biết rằng bạn đang di dời trước khi di chuyển để họ biết mong đợi sự chậm trễ trong dịch vụ hay thông tin liên lạc & giải thích cách thức và vị trí họ có thể có được dịch vụ trong quá trình di chuyển.
- Hãy gửi email đến các đối tác& đừng quên thông báo trên trang chủ hoặc các phương tiện thông tin đại chúng nếu cần thiết.
>> Xem thêm: Danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
5 lỗi cần tránh khi thuê & di chuyển văn phòng
1. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ
Nếu tìm kiếm và chọn lựa đối tác thiết kế cùng thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để chọn lựa được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí.
Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế & thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là hai tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê 1 văn phòng cụ thể.
2. Không có một kế hoạch cụ thể
Chắc chắn bạn sẽ cảm thấy “rối tung” & rất khó kiểm soát, báo cáo nếu chưa có kế hoạch cụ thể.
3. Thời gian tìm thuê văn phòng làm việc quá ngắn
Trừ trường hợp đột xuất hay bất khả kháng, thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, chọn lựa tòa nhà là 4 đến 6 tháng trước thời điểm thuê.
Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian để đàm phán giá, nơi ở văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất cũng như nhiều hạng mục khác có liên quan.
4. Giành ít thời gian cho công việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng
Có 1 số doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20 đến 30 phút để xem tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, và chụp 1 vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán & ký kết Hợp đồng. Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro.
5. Liên hệ với những đơn vị chuyển văn phòng quá muộn
Tránh để đến gần ngày chuyển văn phòng mới tìm kiếm những đơn vị chuyển văn phòng nhé. Như Maison Office đã nêu ở trên, các đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp sẽ giúp cho khách hàng tư vấn và cùng đưa ra phương án tối ưu. Mặt khác có nhiều thời gian bạn sẽ chọn lựa được đơn vị uy tín.
>> Xem thêm: [Tổng Hợp] Mẫu Thông Báo Chuyển Văn Phòng, Công Ty Năm 2021
Việc cần làm trong ngày chuyển văn phòng
Tổ chức lễ nhập trạch trong ngày chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng rất quan trọng, sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này. Vì thế bạn không nên bỏ qua các thủ tục này. Nếu bạn quan tâm có thể tham khảo chi tiết những bước làm lễ cúng chuyển văn phòng mới.
Giám sát khi vận chuyển văn phòng
Đồ đạc văn phòng thường nhiều & có giá trị, vậy nên công ty nên cử người đại diện giám sát toàn bộ quá trình chuyển dọn. Trường hợp phải chuyển văn phòng bằng nhiều chuyến xe, thì bạn cũng có thể cử thêm người áp tải để an tâm hơn
>> Xem thêm: [Tổng Hợp] Mẫu Thông Báo Chuyển Văn Phòng, Công Ty Năm 2021
Thứ tự ưu tiên
Ưu tiên sắp xếp các trang thiết bị lớn & lắp ráp máy móc, hệ thống máy tính, mạng internet trước. Sau đó mới là đồ dùng cá nhân nhỏ lẻ. Bảo đảm nhân viên có thể quay lại công việc ngay khi chuyển văn phòng.
Kiểm kê vật dụng, đồ đạc
Sau khi chuyển dọn, người chịu trách nhiệm sẽ dựa theo danh sách ban đầu để kiểm tra. Nếu chuyển văn phòng thành nhiều đợt cần có biên bản kiểm kê vào mỗi cuối đợt & ký tên xác nhận.
Ngay khi phát hiện thiếu sót hoặc hư hại, công ty cần báo lại ngay với dịch vụ chuyển dọn để có phương án giải quyết kịp thời.
>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm chuyển văn phòng, chuyển nhà
Bỏ túi ngay bài viết về cách lập kế hoạch di chuyển văn phòng chi tiết, khoa học để tiết kiệm nhiều khoản chi phí, đồng thời rút ngắn thời gian chuyển dọn để bảo đảm tiến độ công việc.