Văn phòng công ty của bản hiện tại quá chật, và vị trí lại không thuận lợi, … không còn phù hợp với công ty. Bạn cần chuyển văn phòng đến 1 địa chỉ mới. Biết rằng việc chuyển văn phòng có rất nhiều những vấn đề cần quan tâm tuy nhiên bạn cần phải lưu ý đến việc thông báo chuyển địa chỉ văn phòng đến các đối tác và khách hàng. Sau đây chúng tôi xin chia sẻ những mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty với mong muốn giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho bạn.
Thông báo chuyển công ty có thực sự cần thiết?
Mỗi một công ty muốn hoạt động đều cần có đối tác & khách hàng. Khi bạn chuyển văn phòng, công ty cần thông báo ngay đến những đối tác & khách hàng đó nhằm giúp họ biết được địa chỉ chính xác của văn phòng, công ty để thuận tiện cho việc bàn bạc, hợp tác. Việc thông báo đó sẽ thể hiện được sự tôn trọng, quan tâm, chu đáo đến đối tác và khách hàng của quý công ty. Và từ đó tạo dựng được thương hiệu.
Nếu bạn quên đi việc thông báo tới khách hàng & đối tác mang đến hậu quả khá nặng nề:
- Cản trở việc làm ăn, có thể mất đi 1 lượng khách hàng khá lớn
- Làm giảm uy tín của công ty
- Mất đi niềm tin, và sự tín nhiệm của khách hàng, đối tác.
Vì vậy việc thông báo chuyển công ty là thực sự cần thiết đối với công ty có quyết định muốn chuyển văn phòng, công ty
Thông báo chuyển văn phòng cần phải báo cho ai?
- Đối tác, khách hàng: đây là các đối tượng kinh doanh mật thiết, có ảnh hương mạnh đến hoạt động của công ty bạn. Khách hàng là người tiêu thụ sản phẩm và đem lại doanh thu, còn đối tác thì cung cấp cho bạn nguồn nguyên vật liệu thúc đẩy sản xuất sản phẩm, hàng hóa.
- Nhân viên công ty: đây là những con người không thể thiếu khi thành lập 1 công ty. Thông báo cho họ biết địa chỉ mới của văn phòng, công ty là lẽ đương nhiên để họ nắm bắt được nơi mà họ sẽ làm việc trong thời gian sắp đến, đặc biệt là khi bạn cần sự hỗ trợ từ phía nhân viên trong ngày vận chuyển văn phòng.
- Chính quyền địa phương: Cần thông báo đến chính quyền địa phương cũ cũng như mới để họ nắm bắt được tình hình, và đồng thời giải quyết 1 số vấn đề liên quan đến kinh doanh luật pháp.
MỘT SỐ ĐIỀU CẦN QUAN TÂM VỀ MẪU THÔNG BÁO DỌN VĂN PHÒNG
Thông báo chuyển cơ quan hay thông báo về việc chuyển trụ sở văn phòng làm việc không chỉ đơn giản là 1 đoạn thông báo chuyển trụ sở cơ quan, công việc này cần thực hiện 1 cách chỉnh chu, thể hiện sự chuyên nghiệp từ phía công ty của bạn.
Nội dung của mẫu thông báo chuyển văn phòng, dời công ty
Sau khi thông báo chuyển dời công ty cho nhân viên trong các buổi họp hay bằng mail cho toàn bộ nhân sự. Thì việc không thể bỏ quên chính là thông báo gửi đối tác.
Một số mẫu thông báo công ty chuyển địa chỉ văn phòng thường sẽ có nội dung cơ bản như sau:
- Nêu chính xác địa chỉ cũ văn phòng & địa chỉ mới sẽ chuyển đến
- Thời gian bắt đầu làm việc ở tại văn phòng mới
- Một số thông tin khác của công ty về số điện thoại, thông báo thay đổi địa chỉ email công ty, và website,…(có thay đổi gì không hay sẽ giữ nguyên)
- Gửi lời cảm ơn đến các đối tác, khách hàng đã và đang hợp tác/sử dụng sản phẩm/dịch vụ của cơ quan.
- Lý do chuyển văn phòng: Để thuận lợi cho công việc, và tăng cường sự tiện lợi cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng không gian hoạt động,….
- Tùy mong muốn về mức độ trang trọng trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng, công ty làm việc, có thể có hay không có quốc hiệu & tiêu ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty.
>> Xem thêm: Danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
Về cấu trúc mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng gửi khách hàng
Bạn có thể soạn thành công văn-ký tên đóng dấu hay thiết kế thành một form đơn giản, ngắn gọn. Hoặc đồng thời kết hợp cả hai.
Tóm lại, nội dung & thiết kế mẫu thông báo di chuyển văn phòng có thể thay đổi linh hoạt, tùy thuộc vào định hướng của công ty bạn (theo hướng truyền thống nghiêm túc hay theo hướng phá cách năng động)
Sau khi hoàn thành nội dung thông báo chuyển địa điểm văn phòng đến đối tác. Song Song với đó, bạn cũng cần thông báo việc chuyển cơ quan đến Chi Cục Thuế, 1 công văn thông báo thay đổi địa chỉ khai báo thuế & tìm hiểu mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hoá đơn là việc không thể quên.
Những kênh thông báo
- Gọi điện thoại thông báo cho đối tác
- Dán thông báo ở văn phòng công ty
- Đăng lên các trang mạng xã hội (như fanpage Zalo, Facebook, Instagram…)
- Gửi email đến từng khách hàng
- Gửi kèm với những văn kiện, hợp đồng,…
- Đăng thông báo lên trên website (có thể kèm theo thiết kế banner,…)
Một số mẫu thông báo chuyển địa điểm công ty 2021
Sau đây là 1 số mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng công ty bạn có thể tham khảo:
Một số chú ý khi chuyển văn phòng, công ty
- Thông báo về việc dời văn phòng công ty với những đơn vị chuyển phát, giao nhận,….
- Nếu cơ quan có nhiều máy móc trang thiết bị và đồ đạc lớn, nặng (như dàn máy tính, các bộ bàn ghế văn phòng, máy in, máy photo và két sắt lớn,…chúng tôi khuyên bạn nên dùng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để bảo đảm an toàn và nhanh chóng.
- Đặc biệt cần lưu ý về vấn đề trình bày mẫu thông báo chuyển dời công ty (Cần đúng chính tả, gọn gàng và lịch sự,…)
- Tiến hành thủ tục khai báo việc chuyển văn phòng công ty theo đúng với quy định pháp luật.
- Nhớ thay đổi địa chỉ văn phòng công ty trên website & các văn bản hành chính (hợp đồng, giao dịch,…).
- Đóng gói các loại đồ dùng văn phòng khoa học, ngăn nắp để dế dàng sắp xếp khi tới văn phòng mới.
>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm chuyển văn phòng, chuyển nhà
Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng hy vọng rằng với những gợi ý bên trên, bạn sẽ tìm được một số mẫu thông báo chuyển văn phòng di dời trụ sở làm việc ưng ý nhất dành cho mình, đồng thời có 1 quãng thời gian chuyển nơi làm việc suôn sẻ.