Trong bài viết về những công việc cần làm khi thuê văn phòng mới, Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng đã nhắc đến việc lập kế hoạch khi cần di chuyển văn phòng. Trong bài viết sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết hơn các công việc cụ thể cần làm trước khi chuyển văn phòng
Nếu quá trình chuyển văn phòng diễn ra 1 cách nhanh chóng hiệu quả, tiết kiệm được nhiều thời gian chính là cách giảm chi phí cho việc thay đổi địa điểm hiệu quả nhất & cũng có thể nhanh chóng trở lại với công việc khi vừa chuyển sang văn phòng mới. Để được như thế chúng ta cần 1 bản kế hoạch đầy đủ:
Danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
Nếu bạn đang cần tìm kiếm tài liệu giúp bạn tổ chức công việc diễn ra thuận lợi hơn, thì tài liệu này của Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng sẽ rất có ích với bạn. Nào, cùng xem danh sách các việc cần làm khi chuyển văn phòng là gì nhé!
Trường hợp này của tài liệu là bạn đã nhận được nhu cầu của cấp trên về vị trí, diện tích cùng thời gian chuyển đi.
Giai đoạn lập kế hoạch vận chuyển
Đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định kế hoạch vận chuyển có diễn ra thuận lợi hay không.
1. Lập kế hoạch chi tiết những công việc cần thực hiện và dự kiến thời gian, chi phí cho từng hạng mục
Những hạng mục trong kế hoạch di chuyển bao gồm sáu nhiệm vụ chính sau đây:
- Thiết kế & thi công nội thất văn phòng
- Làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh
- Đóng gói vật dụng & chuyển đi
- Bố trí, sắp xếp & ổn định vị trí, chỗ ngồi cho các phòng ban tại văn phòng mới
- Hoàn tất thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng ở tại nơi cũ
Thông thường những công việc này tiến hành theo thứ tự tuần tự như trên, tuy nhiên sẽ có những công việc xảy ra chồng chéo với nhau. Do đó bạn cần có bảng kế hoạch triển khai cụ thể để mọi việc diễn ra suông sẻ.
>> Xem thêm: Những Khó Khăn Khi Chuyển Văn Phòng Và Lưu Ý Cần Biết
Giai đoạn chuẩn bị chuyển văn phòng
- Đọc lại bản hợp đồng thuê, kiểm tra thời gian & quy định hoàn trả mặt bằng.
- Thông báo quản lý tòa nhà về dự định chuyển đi & trao đổi về điều kiện kết thúc hợp đồng.
- Thông báo về việc di chuyển trong nội bộ, phân công nhiệm vụ cho các nhóm & từng bộ phận về các thay đổi sắp đến.Những công việc cần trao đổi là: Thời gian di chuyển dự kiến, hướng dẫn cách sắp xếp & phân loại vật dụng khi rời đi. Tùy theo độ quy mô của công ty mà thời gian thông báo này có thể chậm hoặc sớm. Đối với những doanh nghiệp lớn thì thời gian thông báo nên diễn ra ít nhất trước hai tháng để các bộ phận bố trí dọn dẹp và sắp xếp công việc.
- Tìm kiếm đại lý cung cấp về dịch vụ thuê văn phòng để được trợ giúp. Những đơn vị đại lý này sẽ tiếp nhận nhu cầu của bạn & kết nối bạn với những tòa nhà văn phòng phù hợp nhất. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian & tìm được văn phòng ưng ý.
- Tìm kiếm nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng. Đây là những người sẽ giúp cho bạn lập kế hoạch chi phí làm nội thất, tư vấn những thiết kế, cách thi công bố trí mặt bằng văn phòng. Bạn nên tìm kiếm nhà thầu thi công nội thất trước khi tìm được & ký hợp đồng thuê văn phòng.
- Lên danh sách những tòa nhà văn phòng phù hợp yêu cầu thuê
- Sắp xếp thời gian đi tham quan mặt bằng, xem xét thực tế, và lấy thông tin. Sau đó tổng hợp, phân tích chọn lựa tòa nhà phù hợp nhất để đàm phán.
- Đàm phán & ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Nếu quy mô diện tích lớn thì bạn cần thực hiện thêm bước lên thiết kế bố trí mặt bằng, thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu dùng của từng bộ phận trong doanh nghiệp trước khi ký thư mời thuê.
- Ký hợp đồng với nhà thầu thiết kế & thi công nội thất
- Giám sát thi công nội thất (thông thường mất 1 tuần – một tháng. Tuy nhiên, những diện tích lớn thì thời gian thi công có thể sẽ mất nhiều tháng hơn)
- Làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Thông báo cho khách hàng, và đối tác về địa chỉ mới
- Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, và website
- Mua sắm bổ sung hay thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng
- Chọn lựa đơn vị vận chuyển và trao đổi thời gian di chuyển.
Giai đoạn chuyển đi – các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
1. Đóng gói đồ đạc & di chuyển đến văn phòng mới
Giai đoạn dọn dẹp & ổn định
- Dọn dẹp văn phòng. Bạn có thể tự dọn dẹp văn phòng hay thuê những đơn vị bên ngoài để hỗ trợ
- Sắp xếp & ổn định chỗ ngồi, sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, và từng nhân viên
- Bàn giao mặt bằng & hoàn tất thủ tục thuê văn phòng tại nơi cũ
Đến đây thì các bạn đã thực hiện thành công nhiệm vụ di chuyển văn phòng cho công ty rồi. Đây cũng là lúc bạn có thể tổ chức ăn mừng thành công cho bản kế hoạch hoàn hảo của mình, hay chúc mừng cho một chỗ làm mới tuyệt vời nào.
>> Xem thêm: [Tổng Hợp] Mẫu Hợp Đồng Chuyển Văn Phòng Mới Nhất 2021
Lực chọn đơn vị vận chuyển uy tín – chất lượng
Nếu doanh nghiệp bạn không thể tự chuyển văn phòng thì có thể chọn đơn vị chuyển nhà bên ngoài. Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như công sức rất nhiều. Hiện nay các đơn vị chuyển nhà giá rẻ xuất hiện nhiều, tuy nhiên bạn cần chọn một đơn vị uy tí
bảo việc chuyển nhà chúng ta được diễn ra thuận lợi & an toàn hơn.
>> Xem thêm: [Hướng Dẫn] Xem Ngày Chuyển Văn Phòng Hợp Phong Thủy 2021
Hy vọng với bài viết về “các công việc cần làm khi chuyển văn phòng” bên trên có thể mang lại các thông tin hữu ích dành cho bạn. Khi bạn có nhu cầu tìm văn phòng, chuyển văn phòng hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin trên website để được phục vụ tốt nhất nhé!