Việc chuyển văn phòng là công việc rất phức tạp, đòi hỏi người vận chuyển phải có kinh nghiệm chuyển văn phòng làm việc, chuyên nghiệp,… Hơn nữa, với một công ty lớn có số lượng đồ dùng và trang thiết bị nhiều thì việc vận chuyển này lại càng khó khăn hơn. Việc chuyển văn phòng sao cho tiết kiệm, nhanh chóng an toàn sẽ mang lại cho công ty bạn rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên, nhằm tối đa cho việc có thể vận chuyển văn phòng sao cho nhẹ nhàng, đơn giản hơn cho bạn cũng cần phải có bí quyết.
Dưới đây, Công ty vận tải Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng xin chia sẻ đến cho các bạn kinh nghiệm việc chuyển văn phòng sao cho hiệu quả, nhanh chóng để cac bạn có thể tham khảo thêm qua bài viết dưới từ đội ngũ nhân viên của chúng tôi các bạn nhé.
Kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả
Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Bất cứ công việc nào các bạn cũng cần phải lên kế hoạch đúng không? Các bạn có biết tại sao chúng tôi lại đặt bước này lên trước tiên không? Đa phần thì mọi người khi thực hiện công việc chuyển văn phòng cũng cần đến bước này để nhằm tránh thất thoát, hay làm mất đồ đạc văn phòng. Vậy tại sao bạn không lập ra cho mình một kế hoạch chi tiết và cụ thể về chuyển văn phòng trọn gói nhanh chóng hơn nhỉ?
Để mọi việc được thực hiện thuận lợi trong công việc, ngay khi bạn đã có ý định chuyển văn phòng thì các công ty hãy tiến hành chuyển văn phòng hãy lên một kế hoạch chi tiết về công việc này. Hãy gạch đầu dòng những gợi ý chính về việc chuyển văn phòng như:
- Thời gian chuyển văn phòng, chuyển nhà.
- Những ai là người tham gia chính vào công việc chuyển văn phòng.
- Đóng gói đồ đạc.
- Khoảng cách, địa điểm văn phòng mới.
- Hoàn thiện toàn bộ những thủ tục chuyển văn phòng trên giấy tờ.
Chọn ngày tốt chuyển văn phòng
Việc chọn ngày tốt để chuyển văn phòng cũng khá quan trọng, bạn nên ưu tiên chọn thời gian nào ít ảnh hưởng đến những hoạt động của doanh nghiệp mình nhất. Vì chắc chắn khi đổi chổ làm, thì các giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của công ty cũng sẽ khó có thể tập trung làm việc với khách hàng của công ty cũ. Thời điểm lý tưởng để chuyển văn phòng hợp lí nên là cuối tuần hoặc vào những tháng ít khách giao dịch (ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch, trước hoặc sau Tết nguyên đán,…)
Một vấn đề mà Chuyển Nhà Trọn Thành Hưng chia sẻ trong bài viết đó chính là vấn đề thủ tục về mặt pháp lý khi mà các bạn có nhu cầu chuyển công ty. Với kinh nghiệm chuyển văn phòng từ nhiều năm trong ngành vận tải chuyển dọn văn phòng của chúng tôi thì những thủ tục liên quan đến thuế, đăng ký kinh doanh, hay con dấu mới thường sẽ phức tạp và mất rất nhiều thời gian chính vì vậy để tránh những phát sinh không cần thiết đó. Thì các bạn hãy hoàn thành những việc này trước, ngay sau khi ký hợp đồng tìm thuê địa điểm mới.
Chuẩn bị dụng cụ và đồ đạc đóng gói cần thiết
Nếu như bạn tự chuyển văn phòng thì phải làm các bước này. Bạn cần phải chuẩn bị thùng giấy carton chuyên dụng để đựng đồ, dựa theo tổng khối lượng và số lượng đồ đạc của công ty mà bạn nên lựa chọn số thùng, kích cỡ thùng phù hợp. Ngoài ra, bạn nên sử dụng thêm băng dính loại bản to cũng không thể thiếu để nhằm đóng chặt các hộp, thùng kín. Và bạn nên tận dụng tối đa những tờ giấy hay báo cũ để đóng gói những đồ đạc trong văn phòng.
Sắp xếp và đóng gói đồ đạc
Hãy cùng với các nhân viên của mình sắp xếp, phân loại và đóng gói dần những vật dụng đồ đạc nhỏ, dễ đóng gói để chuyển văn phòng được diễn ra nhanh chóng hơn cũng như là tiết kiệm chi phí cho công ty. Bạn nên để những vật hay đi với nhau trong một thùng để tiện cho sau này dễ tìm kiếm hơn.
Bên trong thùng cũng không nên đựng quá nhiều đồ vì như thế sẽ khiến cho việc bốc xếp, vận chuyển diễn ra khó khăn hơn và thậm chí thùng có thể bung ra.
Sau khi đã đóng gói xong, bạn nên ghi chú ngoài thùng những thứ quan trọng phân biệt rõ của phòng ban hay cá nhân nào, khi chuyển đến địa điểm mới thì thùng sẽ được đặt ở đâu, tầng mấy, phòng nào… Đặc biệt, với những thùng chứa đồ đạc dễ vỡ thì việc ghi bên ngoài là rất cần thiết.
Thanh lý bớt những đồ đạc cũ kĩ, không dùng đến
Hãy xem trong văn phòng cua mình có những đồ đạc nào mà không dùng đến, thì hãy đem đi thanh lý bớt. Đa phần nhiều doanh nghiệp, công ty thường thanh lý bớt một số đồ không dùng để giảm gánh nặng về mặt chi phí vận chuyển cũng như tăng thêm một khoản tiền cho công ty, khi chuyển đến nơi mới.
Cùng với đó việc đóng gói dần đồ đạc cũng sẽ giúp cho các bạn thống kê chính xác đồ cần chuyển để tiến hành đối chiếu khi đến nơi mới. Hoặc là có thể thanh lý nhiều món vật dụng không cần dùng đến để có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Cẩn thận với đồ đạc, giấy tờ có giá trị
Đối với những vật dụng hay máy móc quan trọng khác, phải yêu cầu kĩ năng tháo lắp có kinh nghiệm phòng làm việc và chuyên môn làm việc để thuận tiện cho việc chuyển dọn. Đối với hồ sơ, hay những iấy tờ quan trọng của công ty, bạn cần cho vào một thùng riêng và vận chuyển đi. Vì những giấy tờ đó sẽ liên quan đến việc bảo mật, công việc của công ty…
Đặc biệt, với những tài liệu quan trọng khác bạn cũng nên sao chép và lưu trữ ở nơi nào đó thật cẩn thận. Có như vậy mới có thể đảm bảo rằng không bị thất lạc các tài liệu quan trọng, cũng như độ an toàn.
Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng đơn vị chuyển văn phòng uy tín
Có khá nhiều kinh nghiệm chuyển văn phòng mà công ty vận tải Chuyển Nhà Trọn Gói Thành Hưng hôm nay muốn chia sẻ đến bạn và những doanh nghiệp, công ty nào có nhu cầu chuyển văn phòng, chuyển nhà đến địa điểm mới. Hy vọng qua bài viết này đã giúp đỡ một phần nào đó cho bạn. Nếu bạn cần một dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, chuyên nghiệp thì hãy tới với công ty vận tải chúng tôi để được hỗ trợ.